In meinem Alltag als IT-Projektleiter schätze ich Microsoft Teams vor allem als passgenaues Kollaborationstool, um eine schlanke – „lean“ – Projektstruktur zu fahren. Durch unsere Art der Anwendung von Teams im Projektalltag nutzen wir effizient die Synergien eines hybriden Projektmanagements, also agile und Wasserfallelemente. Die Vorteile der einzelnen Methoden für die jeweiligen Situationen und Herausforderungen im Projekt werden dabei allen Projektmitarbeitern transparent und nachvollziehbar gemacht. Dadurch merke ich, dass das Commitment der Einzelnen zu unserer Art und Weise der Zusammenarbeit viel stärker ist als in früheren Projekten. Persönliche Stärken der einzelnen Teammitglieder können so optimal genutzt werden.
Mit Microsoft Teams ist IT-Projektmanagement wie ein gut choreographierter agiler Tanz
Es ist ein wenig wie beim Tanzen. Microsoft bietet die Plattform – unsere Tanzfläche. In MS Teams legen wir unsere Tanzschritte (Struktur) fest, jeder weiß, welche Bewegung (z.B. Aufgabe, Reporting) er wann zu tun hat und wenn die Musik läuft, tanzen wir so, wie unsere Expertise, Disziplin, Leidenschaft und die daraus entstehende Dynamik uns leiten. Ein gewisser Flow entsteht, der die Freude bei der Arbeit mehrt und uns selbst, wie auch dem Kunden Erfolgserlebnisse beschert.
Projektarbeit in Teams: Auch hier bedarf es Vorbereitung
Es beginnt immer mit einem Projektorganigramm und einer projektspezifischen Berechtigungsstruktur, aus der die Organisation und Zusammenarbeit in Microsoft Teams und somit im Projekt definiert werden. Dann gilt es, die Modalitäten der Kommunikation und Arbeitsweise im neu eingerichteten Teams-Arbeitsraum zu klären. Dabei wählen die Projektteams selbst auch ihre agilen Arbeitsmethoden aus und so kann jedes Mitglied eigenständig, z.B. in Verbindung der Tools MS Teams und MS Planner, das gemeinsame Kanban Board pflegen, Aufgaben verteilen, diese tracken und managen und das Reporting vorbereiten. Das Tool MS Teams hat konsequent die Verbindung folgender Funktionen optimiert:
- Chat
- Video
- Filesharing
- simultane Kollaboration im gleichen Dokument
- die klar definierte Nutzung bestimmter Kanäle
- und das aktive Meetingmanagement durch Kalendersynchronisation
MS Teams fördert kurze Kommunikationswege und schnelle Reaktionszeiten
Missverständnisse können durch transparente Kommunikation in MS Teams schneller geklärt oder ihnen durch Gruppenchats und frühe Einbindung aller notwendigen Stakeholder und Teammitglieder in die entsprechenden Kanäle und Dateiablagen, vorgebeugt werden. Das Gesamtpaket MS Teams & MS Planner erzeugt somit eine enorme Dynamik, die dem Projekt Schwung und den Mitarbeitern positive Energien und Motivation bringt.
Führen als Enablement zur Kollaboration
Führung findet bei uns im Sinne des Mitarbeiter-Enablements statt. Das bedeutet Ermutigung zu
- Transparenz
- Eigenverantwortung
- Teilen
- Selbstorganisation
- aktivem Unterstützungsangebot bei persönlichen oder äußerlichen Hürden des virtuellen/digitalen Arbeitens
Microsoft Teams wird als Enabler zum selbstorganisierten und autonomen Arbeiten verwendet und nicht zur Kontrolle der Mitarbeiter – das entsprechende Mindset existiert auf allen Unternehmensebenen und wird aktiv gelebt und eingefordert. So können sich die Teammitglieder ausprobieren und ihre Fähigkeiten und Persönlichkeiten frei entfalten.
Unsere Projektarbeit mit MS Teams im New Normal
In einem meiner aktuellen Kundenprojekte arbeiten derzeit 11 Personen von Devoteam Alegri in meinem Team. Zusammen mit dem Kundenprojektteam kümmern wir uns um die Umstellung bzw. Einführung von Microsoft 365 für etwa 65.000 Nutzer in 35 Ländern.
Microsoft Teams wird auch auf Kundenseite rege genutzt, im Rollout lernen alle beteiligten Rollout-Teams in den verschiedenen Ländern die Vorteile der Kollaboration mit MS Teams schon von Anfang an kennen. Rollout-Teams sowie alle Anwender werden mit zusätzlichen Trainings und der Unterstützung unserer Adoption & Change Management Kollegen bestens für ihre neue Arbeitswelt – ihr New Normal – gerüstet. Die meisten Teams freuen sich bereits in den ersten Projekttagen darauf, auch in Zukunft die M365 Tools in ihren Arbeitsalltag fest zu integrieren und ihre neue Firmenkultur aktiv mitzugestalten – eben, ihren eigenen Tanz zu tanzen.
Ich kann nur allen ans Herz legen: Schauen Sie sich Microsoft Teams an. Nutzen Sie es nicht nur für Videos und Chats, sondern nehmen Sie sich die Zeit, das volle Potenzial zur Erreichung Ihrer Unternehmensziele und erfolgreiche Projektzusammenarbeit auszuschöpfen. Es lohnt sich!
Möchten auch Sie die Mehrwerte von Microsoft Teams und weiterer Kollaborationstools kennenlernen und in Ihrem Unternehmen entfalten? Nutzen Sie unsere Erfahrungen im Bereich Adoption und Change und schaffen Sie Strukturen, die moderne Zusammenarbeit und Kommunikation – und damit auch die Produktivität – fördern. Erfahren sie mehr in unserem Angebot.
