IT lebt von Schnelllebigkeit und Geschwindigkeit, das ist bekannt. Doch manchmal geht dieser Speed nicht konform mit der Anpassungsfähigkeit von uns Menschen. Dies wird insbesondere in Zeiten von COVID-19 deutlich: Transformationen von digitalen Arbeitsplätzen und IT-Systemen spielten sich nun ad hoc und innerhalb von wenigen Monaten ab – anstatt in einem langfristig geplanten Zeitraum.
Die erste Hürde, nämlich die der technischen Einführung von neuen Cloud-Lösungen und Kollaborationstools, ist genommen. Nun geht es darum, den Herausforderungen auf der menschlichen Seite zu begegnen, denn moderne Cloud Lösungen bringen einen stetigen Wandel mit sich und verändern Arbeitsweisen grundlegend. Möchte man als Unternehmen von den Vorteilen und Mehrwerten der Lösungen profitieren und seine Mitarbeiter befähigen, dauerhaft produktiv mit den neuen Arbeitsmitteln zu arbeiten, muss dieser permanente Wandel Teil der Unternehmenskultur werden.
Microsoft 365 – Beschleuniger der digitalen Zusammenarbeit
Zurzeit ist das „New Normal“ in aller Munde. Es geht dabei um ein Umdenken hin zum Modern Workplace und um das rasante Fortschreiten der Digitalisierung in der Arbeitswelt. Die Einführung von Microsoft 365 und im Speziellen von Microsoft Teams ist derzeit DAS Change-Projekt in vielen Unternehmen weltweit.
Agilität fördern und somit den Innovationsgrad steigern – dieses Ziel erfordert neue Lösungen auf technischer Seite. Aufgrund dessen sind bereits viele Unternehmen auf Microsoft 365 umgestiegen. Für andere Unternehmen wiederum war es aus lizenz-technischer Sicht strategisch wichtig, auf M365 umzustellen. Doch der Ausbruch von COVID-19 war sicherlich der stärkste Trigger, um die Microsoft Online Services einzuführen. Und gerade diese ad hoc eingeführte technische Umstellung stellte für Unternehmen und besonders auch für deren Mitarbeiter eine Reise in Lichtgeschwindigkeit dar: Zeit für Ressourcenplanung, Programm-Setup oder für User Adoption fehlte. Die neuen Kollaborations-Tools waren zunächst einmal nur pure Überlebensstrategie, um die Arbeit aus dem Homeoffice zu ermöglichen.
Aber ist mit der technischen Einführung das nächste Level der Zusammenarbeit bereits erreicht?
Diese Frage ist sowohl aus User- als auch aus Unternehmersicht mit einem klaren „Nein“ zu beantworten. Viele Schätze gilt es noch zu bergen. Einen klaren Überblick darüber zu gewinnen, wie Potenziale von Microsoft 365 nun voll ausgeschöpft werden können, gelingt durch einen Perspektivwechsel aus Sicht der direkt betroffenen Mitarbeiter und Unternehmer:
Die User-Brille
Ihre Mitarbeiter haben durch ein Training oder eine kurze Anleitung die neuen Möglichkeiten der Zusammenarbeit erfahren, doch wenden sie diese dadurch auch direkt konsequent an? Wahrscheinlich eher nicht. Nun geht es darum, bei Mitarbeitern das Verständnis über konkrete und persönliche Mehrwerte hinsichtlich einer effektiveren Kommunikation und Zusammenarbeit zu schaffen und so flexiblere Arbeitsprozesse zu fördern. Auch sollte ein einheitliches Backgroundwissen über das „Warum“ und „Wozu“ der strategischen Entscheidung bei Mitarbeitern aufgebaut werden. Dabei helfen Use Cases, sogenannte Anwendungsfälle aus dem Arbeitsalltag, zu verdeutlichen, welche neuen Tools, Methoden und Herangehensweisen eine echte Arbeitserleichterung darstellen. Das könnte zum Beispiel mehr Zeit für die Familie durch weniger Geschäftsreisen sein oder eine einfache und transparente Informationsablage und Wissensmanagement oder auch das Gefühl der Gemeinschaft und Zusammengehörigkeit trotz Homeoffice. Durch gezielte Change und Adoption Maßnahmen erreichen Sie, dass Ihre Mitarbeiter die Beweggründe des anstehenden Wandels nicht nur verstehen, sondern diesen auch akzeptieren und sogar unterstützen.
Die Unternehmer-Brille
Auch um sich neu entstehenden Dynamiken zu öffnen und um das Unternehmen für den zukünftigen Markt zu wappnen, stellt sich die Frage, ob dies allein durch technische Tools erreicht werden kann? Unsere Erfahrungen zeigen dies eher nicht. Denn um etablierte Prozesse zu optimieren oder um zu agilen und vielseitig einsetzbaren Prinzipien und Arbeitsweisen zu wechseln, erfordert es ein Umdenken auf weiteren Ebenen. Mit dem richtigen Change Management können Unternehmen in diesem Zuge nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern, sondern auch Abläufe verschlanken und historisch gewachsene Arbeitsmethoden modernisieren.
Zu guter Letzt sichert sich Ihr Unternehmen einen Return of Investment:
Sorgen Sie mit begleitendem Change Management dafür, das Potenzial der Investitionen bestmöglich auszuschöpfen. Somit rentieren sich die hohen laufenden Lizenzkosten.
Doch wie erreicht man nun das nächste Level der Zusammenarbeit?
Sie fragen sich, welche Schätze Sie wann und wie heben sollen, um die Potenziale der digitalen Lösungen voll auszuschöpfen? Wir haben ein etabliertes Vorgehensmodell entwickelt und betrachten Ihre Herausforderungen und Chancen ganzheitlich auf allen Ebenen. So adressieren wir sowohl Management Bedürfnisse im Unternehmen als auch die Mitarbeitersicht.
Unsere Erfahrungen in vielen Kundenprojekten zu diesem Themenbereich zeigen, dass eine individuelle Standortbestimmung als Basis für die nächsten Schritte ideal ist. Wir zerlegen gemeinsam mit Ihnen das „große Ganze“ in einzelne Bausteine: Mit Hilfe einer Analyse der bereits getätigten und weiterer potenzieller Maßnahmen werden Prioritäten gesetzt und eine maßgeschneiderte Roadmap für Ihr Vorhaben erarbeitet. Wir identifizieren konkrete Use Cases in Ihrem Unternehmen, um so Ihre Mehrwerte und Potenziale der neuen Zusammenarbeits-Tools aufzeigen.
Klingt schlüssig für Sie?
Wir unterstützen Sie dabei, unternehmensweite Standards zu setzen und so die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen auf ein nächstes Level zu heben. Erfahren sie mehr in unserem Angebot.
